Innan din leverans av Synergys produkter anländer till din tröskel, innan produkterna tillverkas och packeteras och innan de individuella ingredienserna och slutliga produkterna testas, undersöker Lynda Hammons, VD för kvalitetssäkring, källan som producerade produktens ingredienser.
Flera gånger per år reser Lynda till olika platser jorden runt för att besöka Synergy WorldWides och Nature’s Sunshines Products återförsäljare för att utföra rutininspektioner. Detta sker, naturligtvis, efter att återförsäljaren har genomgått en ingående urvalsprocess, som utvärderar deras processer. Cirka 90 % av Synergys återförsäljare godkänns efter att Lynda utfört sin inspektion och de 10 % som inte lyckats bevisa att de har korrigerat problemen som påvisades under inspektionen, gör inte Synergy affärer med igen.
Tusentals steg utförs innan en Synergy-produkt används av slutkunden, men varje steg är viktigt avseende slutmålet: att förbättra den globala hälsan. Synergy vidtar alla åtgärder för att säkerställa dess produkters säkerhet och verkningsgrad. Det faktum att Synergys kvalitetssäkringsteam utför inspektioner hos deras återförsäljare med jämna mellanrum, gör dem unika. Många företag besöker sällan eller aldrig anläggningarna där deras produktingredienser skördas eller tillverkas.
“Jag har besökt många återförsäljare som gärna bjuder på lunch och ger mig en rundtur på deras anläggning”, säger Lynda, “och de är förvånade när de inser att jag menar allvar med inspektionen. Det finns många företag därute som inte tar sig tid att utföra dessa viktiga inspektioner.”
Urvalsprocessen av återförsäljare börjar via inköpsavdelningen. Om en produkt kräver ingredienser som aldrig tidigare har använts, börjar inköpsavdelningen att leta efter återförsäljare i hela världen. Kvalitetssäkringsteamet arbetar med forsknings- och utvecklingsavdelningarna samt med inköpsavdelningen, för att utföra en inspektion på anläggningen när en återförsäljare har godkänts efter den första inspektionen. Idag har många av företagets återförsäljare tillhandahållit råmaterial till Nature’s Sunshine sen dess start på 70-talet.
“Vi väljer inte det billigaste och byter inte ut säljare för att få en bättre deal”, säger Lynda. “Vi ingår en relation med våra återförsäljare av råmaterial med avsikten att ha en långvarig arbetsrelation med dem, men det betyder inte att vi slutar att testa de material de förser oss med. Det spelar ingen roll om vi har fått råmaterial från en säljare i 40 år. Vi lägger fortfarande ner tid att testa varje produktparti som anländer till tillverkningsanläggningen”.
Nya återförsäljare måste inspekteras innan Synergy använder några av deras material, och existerande återförsäljare inspekteras vart annat till vart tredje år. Riskbedömning baserat på land, material och leverantör utförs varje år och spelar en viktig roll vad det gäller att besluta vilka existerande återförsäljare som det är dags att inspektera. Återförsäljare inom botaniska råmaterial från Kina anses vara en “stor risk” gällande Synergys kvalitetsstandarder, vilket är varför kvalitetssäkringsteamet ofta besöker dem och kommer att spendera tre veckor år 2016 för att inspektera alla aktuella återförsäljare i Kina.
Lynda och hennes team förtydligar sina förväntningar innan de gör en inspektion, och även om Lynda är petig vad det gäller kvalitet, så vill hon att säljaren ska godkännas efter inspektionen och jobbar med dem för att se hur hon kan hjälpa dem att uppfylla Synergys standarder. Att hjälpa en säljare inkluderar ofta att ge dem en produktprognos, testa förväntningar av metoden och andra specifikationer. Det är varför inköps- och kvalitetssäkerhetsavdelningarna begär inspektionsmöten innan inspektionen börjar. Det är så säljrelationer skapas.
När Lynda börjar inspektera en leverantörs anläggning, ser hon till att de följer god tillverkningssed (GMP), vilket är ett system som skapats för att minimera risken för en farmaceutisk produktion som inte kan elimineras via test av slutproduktionen. Synergys produkter testas och tillverkas enligt GMP-kraven. En inspektion varar minst i åtta timmar, och hur länge inspektionen sker beror i stor del på hur svårt det är att extrahera eller producera det material som behövs.
Processen börjar genom att övervaka varje steg som en särskild produkt genomgår, med början av mottagandet av materialet till förvaringen av det. Under denna process utvärderas anläggningarna, inklusive toaletter där tillgång till tvål och varmvatten bekräftas. Säljare utan tillgång till varmvatten för tillbörlig personalhygien underkänns omedelbart. Självklart måste anläggningarna vara rena och väl underhållna. Sedan utvärderas säljarens kvalitetssäkringslabb, för att säkerställa att säljarens kvalitetsprocesser matchar Synergys. Innan de råa ingredienserna ens når Nature’s Sunshines Products tillverkningsanläggning, har de redan testats flera gånger för att bekräfta dess renhet och verkningsgrad.
Den mest tidskrävande delen av inspektionen av säljaren är utvärderingen av säljarens dokument. Lynda ber att få se dokument av slumpmässig sanering, kvalitetskontroll, specifikation, stabilitet, bekämpning av skadedjur, GMP-utbildning, utbildning av anställda, kalibrering, validering, mikroövervakning av miljön, ändringskontroll och återkallningsproceduren, för att säkerställa att säljaren upprätthåller konsistenta, sanitära och säkra tillverkningsprocesser.
Allra sist pratar Lynda med säljaren om miljövänliga initiativ. Vad gör de för att vara miljövänliga? Vad gör de med riskavfall? Hur maximerar de sin energieffektivitet? Hur återvinner de? Är de involverade i några hållbarhetsprojekt? Synergy vill bli partner med och stödja leverantörer som är passionerade över att göra sin del av att bevara jorden. Synergys kvalitetssäkringsteam låter inte säljarna komma undan med något. När säljare reser till Nature’s Sunshine Products/Synergy WorldWides tillverkningsanläggning blir de förbluffade och de säger ofta till Lynda att de önskar att de hade sett anläggningen innan inspektionen utfördes, så att de är helt införstådda med vilket sorts företag de har att göra med.
“Det är fantastiskt att arbeta för ett företag som stödjer varje steg i kvalitetsprocessen”, säger Lynda. “Vi vill hjälpa så många människor som vi kan med våra produkter och vår affärsmöjlighet, och för att kunna göra det kan vi inte ha något annat än det bästa.”
CONVERSATION